Znów zarządziłeś spotkanie pracowników na 9tą, a zespół zbierał się przez 20 minut? A do tego Ci którzy przyszli 10 minut wcześniej zanim zacząłeś zebranie byli już wyraźnie znudzeni czekaniem? Spóźnianie się na zebrania pracownicze to problem z którymi borykać musi się wielu managerów.
Jak przekonać pracowników do tego, by nie spóźniali się na zebrania?
Wykorzystajmy nieco psychologii.
1 Wzajemne zrozumienie
Ustalasz spotkanie na 9.00. Dla kilku osób oznacza to konieczność pojawienia się 5 minut wcześniej. Dla innych dopuszczalny jest studencki kwadrans spóźnienia. Jeszcze inni wpadną równo o 9.00 ale zziajani i zdyszani – skądś to znamy, prawda?
Pierwszym etapem pracy nad NIE spóźnianiem się pracowników jest ustalenie tego, co tak właściwie oznacza czas rozpoczęcia zebrania. Weź pod uwagę to, że dla kogoś, kto uznaje zasadę studenckiego kwadransa 15 minut spóźnienia nie będzie spóźnieniem. Zapraszając pracowników na zebranie podkreśl dokładnie godzinę rozpoczęcia i dopytaj wszystkich czy rozumieją idee spotkania o 9.00.
2 Rozpocznij zebranie o czasie
Niezależnie od tego czy przyszła cała grupa, połowa czy jeden pracownik, rozpocznij zebranie o czasie. Trudno – najwyżej reszta będzie nieco zagubiona. Czekając na spóźnialskich dajesz przyzwolenie na spóźnianie się.
3 System nagród i kar
Odwoływanie się do przekonań czy poczucia szacunku podczas uczenia pracowników punktualności jest stratą czasu – najlepiej działa tu zwykłe warunkowanie. Dokładnie takie jak i psa Pawłowa, tylko z nieco zmienionymi bodźcami. (Nie chcemy przecież by pracownik ślinił się na dźwięk dzwonka)
Jak warunkować, karać i nagradzać?
Najbardziej efektywną w tej sytuacji karą będzie doprowadzenie do zawstydzenia pracownika. W jaki sposób? Tak, aby jego spóźnienia były widoczne społecznie. Oto dwa proste przykłady:
Kara ekspozycji społecznej
Każdy spóźniony pracownik musi wykonać jakieś publiczne wystąpienie – zaśpiewać piosenkę, opowiedzieć dowcip bądź wierszyk. Większość ludzi źle się czuje w sytuacjach społecznej ekspozycji – zwłaszcza jeśli mają robić coś, w czym nie są ekspertami. Jeśli więc tylko nie prowadzisz spotkania grupy aktorów, to wizja wystąpienia i zaśpiewania piosenki przez współpracownikami jest wystarczająco stresująca, aby powstrzymać spóźnianie.
Minusy metody są dwa: możesz mieć w zespole osobę uwielbiającą publiczne wystąpienia, dla której taka kara, karą nie będzie; jeśli Ty się spóźnisz, również powinieneś zaśpiewać piosenkę.
Żetony za spóźnienia
Każdy pracownik otrzymuje przezroczysty pojemniczek (może być szklaneczka) do którego na każdym zebraniu wkłada po jednym żetonie- zielony jeśli się nie spóźnił, czerwony jeśli się spóźnił. Po kilku spotkaniach cała grupa będzie wyraźnie widzieć kto najmocniej ignoruje polecenia. Zaletą tej metody jest również to, że w momencie kiedy pracownik nie przestanie się spóźniać i zechcesz z nim poważnie porozmawiać, będziesz miał konkretny dowód na ilość spóźnień na spotkania, z którego pracownik się nie wykręci.
Oczywiście, zastosować można wiele innych metod – powyższe są jedynie propozycją. Jakkolwiek do spóźniania się pracowników na spotkania pozwalać nie można – krok stąd bowiem do lekceważenia managera.
