Myśląc o negocjacjach zwykle wyobrażamy sobie sytuacje twarzą w twarz – tymczasem w świecie biznesu równie często spotkamy negocjacje zespołowe, w trakcie których reprezentująca interesy jednej firmy grupa osób spotyka się z druga grupą – z innej firmy. Takie negocjacje bez dokładnego przygotowania w bardzo łatwy sposób można zepsuć i nie osiągnąć satysfakcjonującego porozumienia z drugą firmą. Jak przygotować się do negocjacji zespołowych?
Ustalenie członków zespołu negocjacyjnego
Udając się na negocjacje nie można zgromadzić grupy ludzi z przypadku. „Im nas więcej tym większa siła” nie zadziała w tym wypadku na naszą korzyść. Każda osoba, którą weźmiemy do zespołu musi mieć określony cel oraz zadania. Podczas tworzenia zespołu negocjatorów trzeba więc zastanowić się nad:
- jaką rolę będą pełnić poszczególne osoby w zespole (lider, protokolant, ekspert, obserwator, krytyk itd.)
- czy każda z wybranych przez nas osób ma jasność swojej roli i czy każda jest potrzebna?
- czy każda osoba w równym stopniu zna cel negocjacji ima dostęp do tych samych danych (nierówna dystrybucja danych może zaowocować błędami w komunikacji – np. osoba nie mająca pełnych danych, może nie zapanować nad mimiką twarzy i pokazać zdziwienie lub niezgodę na to co mówi lider – co da drugiej stronie informacje, które mogą obniżyć efektywność negocjacyjną naszego zespołu)
Po obsadzeniu ról, uzgadniamy strategię negocjacji
Mając już jasność kto pełnie jaką funkcję w zespole negocjatorów można przyjąć odpowiednią strategię negocjacji. Wymaga ona ustalenia:
- sygnałów jakimi porozumiewać się będą członkowie zespołu
- jakie dane zostaną zaprezentowane
- na jakie ustępstwa można się zgodzić, na jakie nie, a jakie będą wymagały omówienia w ramach zespołu bez drugiej strony
- w jaki sposób członkowie zespołu dadzą sygnał do tego, że potrzebują w trakcie negocjacji dodatkowo, wewnętrznie omówić sprawę
- jakie techniki negocjacji (styl) mogą zostać zastosowane, czy każdy z członków zna je i rozumie
Brak wspólnego stanowiska między członkami zespołu i przygotowania do negocjacji może zaowocować:
wysyłaniem niespójnych komunikatów od członków zespołu do strony z którą negocjujemy, co w efekcie podważa jej zaufanie do naszego zespołu lub daje pole do tego, by odkryć nasze słabe strony (dzieje się tak wtedy, kiedy np. lider proponuje rozwiązanie, a ekspert pokazuje niezadowolenie lub zaskoczenie lub nawet czynnie przerywa wypowiedź liderowi – oczywiście takie zachowanie może być obraną strategią negocjacji – na zasadzie dobrego i złego gliniarza, ale takie sytuacje muszą być ustalone wcześniej)
utratą kontroli przez lidera na rzecz innego członka delegacji – co nie tylko podważa autorytet lidera, ale również ujawnia słabość całego zespołu
Na co podczas negocjacji zespolowych uważać szczególnie?
Na zachowania niewerbalne członków zespołu (w zespole trudniej zapanować nad tym, by mowa ciała każdej osoby była spójna z tym, czego oczekuje lider)
Na brak negatywnego nastawienia do siebie członków zespołu (może się zdarzyć, że dwie osoby z tego samego zespołu, które rywalizują ze sobą – np. o względy szefa, zaczną podczas negocjacji dyskredytować siebie nawzajem)
